5 Google Drive tests to make your daily task easier

It depends on Google Drive. I use it every day from morning to evening. Comme je passe beaucoup de temps à travailler dans le stockage en cloud, j’ai mis au point quelques “trucs” pour rendre mon expérience more efficace et effecte.

Avant de vous donner ces conseils utiles, sachez qu’ils ne concernent pas les applications individualuelles de la suite Google (Documents, Sheets, Slides and Forms). Ces conseils portent sur Google Drive lui même, et sur la façon tirer le meilleur parti de la platforme. Therefore, if you are looking for specific advice on one of the included tools, you will need to continue your research. However, if you want to improve your daily work with Drive, you are in the right place.

Ceci étant dit, passons aux conseils.

1. Organize your files

Cela va sans dire, l’organization de vos dossiers is essential. If you are content to save everything in the root folder of Google Drive, you will find yourself with an absolute mess on bras. Even if you create files to host documents, if these files are not organized, you will spend more time looking for files to work with.

Disons, par exemple, que vous travaillez avec des clients ou des projets sécifiques. You can create a dossier for client A, client B, client C and client D, or project 1, project 2, project 3 and project 4. If you work together with clients and projets, vous pouvez créer un dossier appelé “Clients” et un autre appelé “Projets”, puis créer des sous-dossiers appelé Client A, Client B, Client C, Client D, etc.

Google Drive Hierarchy Configuration Voiceover : Client > Year > Month.

Ainsi, je pourrais avoir par exemple “Client A > 2022 > Juillet”. Dans le dossier Juillet, j’ajoute tous mes contenus pour ce mois. Cette mise en page permet de savoir très facilement where each element of Drive is found without thinking.

2. Assign a color code to your files

To simplify the hierarchy of dossiers, I assign a color code to each client dossier. Ainsi, il me suffit de recherche la couleur au lieu du nom. Transfer the code and code couleur à un dossier, click avec le bouton droit de la souris sur le dossier and Google Drive et Select Color changer > Color (où Color is the color you want to define for the dossier in question).

3. Use the activity side bar

Etant donné que j’utilise beaucoup Google Drive, j’ai parfois besoin d’acceder très rapidement à un document sur lequel j’ai requently travailable dans un dossier. Imagine that I have written an article for ZDNet and that I need to quickly verify an element of the document. You can use Google Drive and select the ZDNet folder, select Activité bascule et affiche only l’activité récente associé à ce dossier.

Je peux clicker sur n’importe lequel de ces document pour l’ouvrir rapidement et faire ce que je dois faire.

4. Use the star function to quickly access important files and folders

I have some documents to which I dois me référer regularly, but which are éparpillés dans la hérarchie des dossiers of Google Drive. Je ne veux pas avoir à rechercher ces documents (car c’est une perte de temps précieux). Au lieu de cela, j’attribute des étoiles à ces documents afin qu il me suffise d’aller dans le dossier étoilé pour les trouver.

To mark a document with a star, simply click on the icon in the form of a star located directly to the right of the file name.

5. Use the advanced research tool

Finally, do not hesitate to use the advanced search tool. The ordinary search function of Google Drive is quite powerful in itself, but you should know exactly how to use it. Bien sûr, vous pouvez toujours utiliser la recherche standard bar, mais vous devez savoir ce que vous faites. Example, you can search for a PDF file whose name (or content) contains “google drive” with a search chain like this one: drive type google:pdf.

Ou peut-être voulez-vous rechercher tous les fichiers PDF qui ont été créés avant 2022 ? Dans ce cas, tapez type:pdf before:Juillet 2020.

Il existe un moyen plus simple de proceder. Au lieu d’apprendre les tenants et aboutissants de la recherche textuelle, cliquez sur le boton Avancé (the icon located on the right edge of the search bar) and, when the contextual window appears, begin to refine between file types, un propriétaire, des mots dans le fichier, un nom pour le fichier, un emplacement, un date de modification, des approbations, un partage avec et un suivi.

Source: ZDNet.com

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